‘Hoe kan een bedrijf de resultaten van diversiteitsbeleid meten en monitoren?’ Deze vraag stond centraal tijdens de netwerkbijeenkomst voor de ondertekenaars van het Charter Diversiteit op 5 oktober. De druk bezochte bijeenkomst, georganiseerd door Diversiteit in Bedrijf, werd gehost door het ministerie van Economische Zaken met medewerkring van mede-Charterondertekenaars PostNL en PwC.

results

Na een korte introductie presenteerde dagvoorzitter Alice Odé, projectleider van Diversiteit in bedrijf, de korte film ‘Meten is weten’ over nut, betekenis en meerwaarde van het meten van diversiteit. Ook haalde zij voorbeelden aan uit het kennisdocument ‘Meten is weten. Zicht op effecten van diversiteitsbeleid’. dat Diversiteit in bedrijf voor deze Charterbijeenkomst samenstelde. Daarin wordt aandacht besteed aan drie instrumenten voor het meten van diversiteit en inclusie: registratie van persoonsgegevens, medewerkerstevredenheidsonderzoek en HR-Analytics.

Alice 6-staandFilm 2-staand

Registratie en privacy

Aansluitend gaf Odé een presentatie over de ins en outs van registratie van persoonsgegevens van medewerkers voor diversiteitsbeleid. “Door registratie krijgt een bedrijf een beeld van de samenstelling van het personeelsbestand. Het laat zien welke groepen zijn ondervertegenwoordigd. Het is als het ware de nulmeting van diversiteitsbeleid op basis waarvan acties en streefcijfers kunnen worden vastgesteld,” aldus Odé. Omdat registratie de privacy van werknemers raakt, ging zij vooral in op wat volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) wel en niet is toegestaan. Daaruit bleek dat er wettelijk meer is toegestaan dan menigeen denkt, ook als het gaat om etnisch-culturele achtergrond. Minimale voorwaarden voor registratie zijn: vrijwilligheid, anonimiteit, en wettelijke grondslag. Ook besteedde Odé aandacht aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 de Wbp vervangt.

Focus op beschikbare cijfers

Vanessa Kamphuis, portefeuillehouder Diversiteit & Inclusie bij het ministerie van Economische Zaken, vertelde in haar presentatie welke stappen dit ministerie zet voor het meten en monitoren van zijn diversiteitsbeleid. Basis is het Plan van Aanpak waarin meetbare targets zijn vastgesteld voor de Participatiewet, vrouwen aan de top en verjonging van het personeelsbestand. Daarvoor worden ook gegevens verzameld over bijvoorbeeld sekse en leeftijd. Tot voor kort gold dit ook voor etnische achtergrond, maar dat is vanwege de politieke gevoeligheid ervan vooralsnog stopgezet.

Kamphuis 2-staand

Kamphuis focust op gegevens die wél beschikbaar zijn, zoals die uit de rapportages Bedrijfsvoering Rijk. Op basis van koppeling van BSN-nummers aan GBA-gegevens zijn data beschikbaar over de personeelssamenstelling op het niveau van departementen en functieschalen. “Die data zijn te vergelijken met data van het CBS en aan te vullen met ervaringsverhalen. Dat geeft een goed beeld van de stand van zaken. Al die informatie zetten we in om het gesprek over de noodzaak van meer diversiteit aan te gaan bewustwording te stimuleren.” Zo gebruikt Kamphuis CBS-cijfers over de etnisch-culturele achtergrond van hbo- en wo-afgestudeerden. “Dat zegt genoeg. Als wij nu niet inzetten op werving van die groep, hebben wij later een probleem.”

En, stelt Kamphuis, je hebt niet altijd cijfers nodig. “Op basis van eigen ervaring weet je dat er werk aan de winkel is. Er is reden genoeg om aan de slag te gaan zonder precies alle cijfers te kennen.“ Zo organiseerde zij van 9 tot 13 oktober een ‘Week van de Diversiteit’ voor de medewerkers van alle ministeries.

Fact-based besluitvorming

Robert Takken, Corporate CSR Programmanager Diversity & Inclusion bij PostNL, liet in zijn presentatie overtuigend zien wat medewerkerstevredenheidsonderzoek kan betekenen voor het meten van diversiteit en inclusie. Daarvoor ontwikkelde PostNL een eigen Diversiteitsindex die deel uitmaakt van het reguliere medewerkersonderzoek. De index bestaat uit tien vragen over drie elementen: acceptatie, inclusiviteit en diversiteitsbeleving en kent zes aandachtgebieden: gender, leeftijd, LHBT, multiculturaliteit, afstand tot de arbeidsmarkt en diversiteit in denkkracht.

Takken 11-staandIn 2016 vulden bijna 19.000 medewerkers de index vrijwillig in. Takken: “We hebben heel duidelijk bij onze medewerkers aangegeven dat we hun meningen nodig hebben om ons beleid te kunnen wijzigen. Met als resultaat een hoge respons. Ons werd ook duidelijk dat het thema wel degelijk leeft in ons bedrijf.” Bovendien leverde de uitvraag een schat aan informatie op. De Diversiteitsindex geeft een beeld van de stand van zaken in de verschillende businessunits van het bedrijf. Takken: “Daardoor werd bekend op welke units we moeten ingrijpen en waar we ons beleid primair op moeten richten.” Voorbeelden van concrete acties zijn een aanscherping van de Business Principles, verplichte e-learning, nieuwe trainingen, aanscherping van het recruitmentbeleid en gerichte aandacht vanuit de medewerkersnetwerken. En de eerste resultaten worden zichtbaar.

“Je ziet nu al een positieve kanteling in de medewerkerstevredenheid en in het verzuim. Ik kan daarmee hardmaken dat investeren in diversiteit loont. Dat is heel belangrijk, want ik moet alles kunnen relateren aan euro’s. Diversiteit vraag om fact-based besluitvorming. Dat werkt in de bestuurskamer van een commercieel bedrijf.”

HR-data en KPI’s

Ook Melanie van Hemert, Director Diversity & Inclusion bij PwC Nederland, onderstreepte in haar presentatie het belang van data voor het meten van diversiteit. “We hebben HR-data nodig om de top van het bedrijf te overtuigen en te laten zien dat investering in diversiteit loont.”

Hemert 1-staandBij PwC heet dit: ‘Data-driven approach informed by the facts of today’. Diversiteit en inclusie moet deel uitmaken van het DNA van het bedrijf via verantwoordelijkheid van de top, bewustwording en kritische interventies. Van Hemert: “Dat leidt tot een aanpak waarin gevoelens over gebrek aan diversiteit en inclusie met behulp van data worden gecontroleerd. Als die gevoelens blijken te kloppen werken we aan bewustwording en draagvlak voor concrete acties, zetten we die acties in en pakken we weerstand daartegen aan. Uiteindelijk wordt de mate verandering weer met behulp van data gemeten.”

Op basis van HR-data formuleert PwC twee soorten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Informatieve KPI’s op gebied van bijvoorbeeld intake, promotie, beloning en medewerkerstevredenheid leveren input voor diversiteitsbeleid. “Rapporteren op deze KPI’s zorgt voor bewustwording en draagvlak voor beleid voor diversiteit en inclusie,” aldus Van Hemert.

Op basis van deze informatieve KPI’s worden probleemgebieden en passende maatregelen vastgesteld. Die worden uitgewerkt in sturende KPI’s voor bijvoorbeeld gender en etniciteit, afgestemd op de ‘circle of influence’ van de verantwoordelijken. Van Hemert: “Daarmee zetten we data ook in om directeuren en partners verantwoordelijk te maken voor het succes van diversiteitsbeleid. Zij worden ook beoordeeld op hun KPI’s voor gender en etniciteit en kan gevolgen hebben voor hun bonus aan het eind van het jaar.”

Gespreksronde

Na de pauze gingen de deelnemers met elkaar in gesprek over de vraag hoe hun bedrijf omgaat met registratie van persoonsgegevens en met medewerkerstevredenheidsonderzoek als bron voor gegevens over diversiteit en inclusie.

Gespreksronde 8-staandGespreksronde 2-staand

Uit een kleine enquête onder 55 deelnemers naar registratie van persoonsgegevens door hun bedrijf bleek dat geslacht en leeftijd door meer dan 80% wordt geregistreerd. 40% gaf aan dat het bedrijf waar zij werkzaam zijn arbeidsbeperking registreert en bij ongeveer een derde wordt etniciteit geregistreerd. Registratie van seksuele oriëntatie kwam slechts bij 2% voor.

Registratie persoonsgegevens bij bedrijf deelnemers (n=55).

tabel

De deelnemers deden verder onder andere de volgende suggesties voor vragen over diversiteit en inclusie in medewerkerstevredenheidsonderzoek:

– In welke mate voel je je geaccepteerd zoals je bent en waaruit blijkt dat?
– Voel je je veilig in het bedrijf resp. op je afdeling; kun je dit toelichten?
– Voel je je wel eens uitgesloten door collega’s en/of leidinggevenden; kun je dit toelichten?
– Vind je dat iedereen in het bedrijf ongeacht geslacht, leeftijd, etniciteit, arbeidsbeperking/chronische ziekte of seksuele voorkeur gelijke kansen krijgt op het gebied van beloning, promotie, persoonlijke ontwikkeling e.d.
– Vind je dat jij dezelfde kansen hebt als je collega’s op je afdeling?
– Hoe tevreden ben je over de diversiteit in het bedrijf resp. op jouw afdeling?
– Zijn kwesties rond diversiteit en in- en uitsluiting bespreekbaar in jouw team/afdeling?
– Vind je dat ons bedrijf een afspiegeling is van de samenstelling van de bevolking/stad/klantenbestand?